Кадровое делопроизводство переводят в цифру: закон принят

Новый Закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ предусматривает проведение в РФ до 31 марта 2021 года отдельными работодателями и сотрудниками эксперимента по применению документации, связанной с трудовыми правоотношениями, в цифровом виде без повтора на бумаге. Законодательные акт размещен по портале официального опубликования нормативных актов. Перечень документов, которые будут вестись в цифровом варианте, утвердит работодатель. При этом в эксперимент не включаются трудовые книжки, в том числе электронные. Вступление в эксперимент осуществляется на добровольной основе. Подготовка к эксперименту включает следующие мероприятия со стороны компании: • Определяет дату начала; • Утверждает перечень видов документов; • Определяет свои подразделения, которые будут участвовать; • За месяц до начала уведомляет об этом работников, которые могут вступить в эксперимент или отказаться; • Определяет перечень участвующих работников; • Подготавливает локальные акты и знакомит с ними персонал; • Создает информсистему для электронного кадрового документооборота. В процессе эксперимента работодатель обязан обеспечивать защиту персональных данных сотрудников. Кадровые электронные документы будут храниться в течение сроков, регламентированных архивным законодательством. Выдача «экспериментальных» документов сотруднику, согласно закону, осуществляется по выбранной им форме не позже трех рабочий дней со дня подачи заявления. Копия приказа о расторжение трудового договора должна выдаваться в этот же день. Все расходы по ведению в электронном виде документации, связанной с работой, а также по получению и использованию сотрудником цифровой подписи работодатель берет на себя. Для работников участие в эксперименте тоже добровольное. На любом этапе его проведения сотрудник вправе отказаться, но поставить в известность нанимателя нужно за 2 недели. Кроме того, не допускается отказ от заключения трудового договора с потенциальным сотрудником, если он отказывается от участия в эксперименте. В процессе эксперимента документы, которые должны быть подписаны компанией, заверяются УКЭП. Если отдельные виды документов, в том числе трудовой договор, договор о матответственности, заключаются с использованием информсистемы компании, то и работодатель и работник должны использовать УКЭП. Если же документация формируется через портал «Работа в России», то работник может заверять простой подписью.