Как избежать штрафа и не допустить блокировки счета: топ-10 ошибок предпринимателей

Ошибка № 1. Пропускают требования ФНС, не вовремя отчитываются. Часто неумышленно Что происходит. Предприниматель задерживает отчеты, не вовремя оплачивает налоги или игнорирует требования ФНС. Проблема в том, что часто это происходит неумышленно — из-за технических сбоев в приеме отчетности или из-за того, что письмо из ФНС теряется среди другой корреспонденции. Результат — блокировка счета. Раньше это была исключительная мера, теперь она стала стандартной: ФНС почувствовала силу этого инструмента. Вера Бердашкевич Директор департамента бухгалтерского аутсорсинга «Главбух Ассистент» Что делать. Мы в такой ситуации в первую очередь подключаем клиентам электронную отчетность: электронный кабинет — это самый надежный способ взаимодействия с налоговой. Одновременно делаем запрос сверки в налоговую по расчетам, запрашиваем все поданные декларации. Это помогает понять, из-за чего заблокировали счет. Мы исправляем нарушения, информируем об этом налоговую и просим оперативно направить по электронным каналам связи письмо в банк для разблокировки счета. Ошибка № 2. Списывают все материалы в производство, чтобы снизить налог Что происходит. При заполнении квартальной отчетности на упрощенке предприниматель видит, что у него по кварталу налог больше, чем он планировал. И тогда он списывает в производство все материалы, которые приобрел в этом периоде. То есть, как будто на складе у него «ноль», он все списал в производство, увеличил свои расходы при тех же доходах, и налог стал меньше. Дальше предприниматель начинает производить продукцию из этих материалов. Но так как по документам на складе «ноль», получаются продукты из воздуха. В следующем квартале он сталкивается с тем, что у него доходы при нулевой себестоимости, и налог растет в геометрической прогрессии. Ольга Королева Эксперт-аудитор бухгалтерского аутсорсинга «Главбух Ассистент» Что делать. Чаще всего такая ситуация встречается по итогам второго квартала: лето, мертвый сезон, денег не хватает. Мы проводим разъяснительную работу: рассказываем о последствиях таких действий и о том, что платить налог все равно придется. Чтобы исправить ситуацию и верно распределить налоговую нагрузку, подаем корректировочную декларацию за предыдущий период. Ошибка № 3. Отправляют не те формы и декларации, которые нужны Что происходит. По запросу в поисковых системах легко скачать не ту форму. Например, по налогу на имущество есть авансовые расчеты, а есть декларации — легко перепутать. Это будет равносильно тому, что вы не сдали отчетность. Результат — блокировка счета. Ольга Соловарова Руководитель отдела линейной бухгалтерии аутсорсинга «Главбух Ассистент» Что делать. Актуальные формы отчетности смотрите на сайтах самих ведомств, куда подаете форму. Например, налоговую отчетность можно найти на сайте ФНС — в сервисе «Налогоплательщик ЮЛ». Ошибка № 4. Неправильно указывают статус плательщика в платежках по НДФЛ Что происходит. Если выплачивают какой-либо доход физическому лицу, всегда есть платежка по НДФЛ. В этом случае все компании или индивидуальные предприниматели признаются налоговым агентом, а это другой код поля «статус плательщика» в платежном поручении. Из-за одного неправильно проставленного поля платежи не зачисляются в бюджет, налоги считаются неоплаченными. Лариса Каменских Главный бухгалтер аутсорсинга «Главбух Ассистент» Что делать. Об ошибке мы узнаем, потому что у клиента есть большая задолженность по акту сверки. Либо есть невыясненные платежи в кабинете. Мы связываемся с налоговой и по каждому направленному платежу делаем уточнения, чтобы предпринимателю не пришлось платить второй раз. Запомните правило: в платежном поручении по НДФЛ в статусе плательщика указывайте «02». Ошибка № 5. Пропускают исправления контрагентов в счете-фактуре Что происходит. Сейчас разработали новую форму счета-фактуры. В самом низу формы есть поле «Исправление», на которое мало кто из предпринимателей обращает внимание и допускает типичную ошибку. Допустим, предприниматель получает счет-фактуру от ООО «Ромашка». Через месяц ему приходит от этой же компании новый счет-фактура, где снизу указано: «Исправление №1», от такой-то даты. Предприниматель думает: «Это уже в работе, зачем мне дубль?». И выбрасывает. В итоге налоговая получает от этих компаний разные данные по НДС, а компании от налоговой — претензию. Лейла Батчаева Бухгалтер-эксперт аутсорсинга «Главбух Ассистент» Что делать. В идеале лучше всего пользоваться электронным документооборотом. Тогда все счета-фактуры попадают напрямую к бухгалтеру, ни один документ не будет утерян. Мы дополнительно делаем сверки по существенным суммам перед сдачей НДС. Если такая неприятная ситуация уже произошла, выход — подать корректировку к налоговой декларации и дополнительные листы к книгам покупок или продаж. Ошибка № 6. Сотрудники рассчитываются по картам родственников за товары для компании Что происходит. Сотрудники приносят чеки, когда рассчитываются по карте за товары, приобретенные для компании. Проблема в том, что зачастую они рассчитываются картами жены, сестры, подруги, друга. И на чеках эквайринга стоят другие фамилии. Бухгалтер не должен принимать такие чеки и возмещать эти расходы. Елена Моисеева Руководитель отдела линейной бухгалтерии аутсорсинга «Главбух Ассистент» Что делать. В таком случае мы рекомендуем писать заявление о том, что чек утерян, просим возместить стоимость. На основании этого заявления можно возместить траты. Для работодателя эквайринговый чек будет являться подтверждением того, что нет никакого мошенничества со стороны сотрудника, что деньги действительно потрачены. Ошибка № 7. Не совпадает выручка по кассовому аппарату и выручка по терминалу для расчета кредитными картами Что происходит. Стремясь заплатить меньше налогов, предприниматель выбивает в чеке через онлайн-кассу меньшую сумму, чем проводит по эквайрингу. Например, выбивает чек на 50 рублей, а с карты снимает 100 рублей. Учтите: для бухгалтера или ФНС такие операции очевидны. Это именно тот инструмент, по которому выявляют махинации с кассами. В бухгалтерии ничего не уходит в никуда. У вас в наличных должно быть столько, сколько пришло наличными, и по платежным картам — столько же, сколько заплачено с помощью карт. Яна Ключерева Бухгалтер-эксперт аутсорсинга «Главбух Ассистент» Что делать. Очень важно ежедневно отслеживать, чтобы сумма отчета с терминала по кредитным картам совпадала с отчетом закрытия смены по кассовому аппарату по разделу «Платежные карты». И если она не совпадает, нужно разбираться день-в-день, когда можно еще внести эти изменения. Научите кассиров делать предварительные отчеты по кассе и отслеживать, чтобы эти две суммы обязательно совпадали. Если по платежным картам суммы в отчете о закрытии смены больше, чем по терминалу, нужно пробить чек возврата и пробить его с типом «наличные». Если обратная ситуация, нужно сделать возврат по наличке и пробить его по платежной карте. Кассир пишет пояснение: «В связи с технической ошибкой проведены следующие операции», — к пояснению приклеивает все чеки от этих операций. Ошибка № 8. Компании неправильно трудоустраивают мигрантов Что происходит. Чтобы зарегистрировать иностранных работников, компания направляет уведомление в территориальное отделение Главного управления по вопросам миграции МВД. Но забывает при этом, что у иностранного работника должен быть медицинский полис добровольного страхования. Галина Штевская Специалист по кадровому учету бухгалтерского аутсорсинга «Главбух Ассистент» Что делать. Без медицинского полиса вести деятельность иностранным гражданам на территории России запрещено. Обязательно проверяйте, чтобы у работников был этот документ. Помните также, что работодателей привлекают к уголовной ответственности за фиктивную постановку иностранцев на миграционный учет в своих помещениях. Ошибка № 9. Руководители забывают сообщить бухгалтеру, что вернули или обменяли товар, который закупали для компании Что происходит. Для компании закупается товар, а затем руководство решает его вернуть. На счет компании падает сумма возврата. Если бухгалтер не в курсе, он оприходует этот возврат как поступившую выручку. И предприниматель уплачивает 6% или 15% в зависимости от системы налогообложения. Екатерина Мамонтова Бухгалтер-эксперт аутсорсинга «Главбух Ассистент» Что делать. Сотрудники должны информировать бухгалтера о решении вернуть или обменять покупку. Все документы важно отправить бухгалтеру. Ошибка № 10. Предприниматели оформляют безвозмездные договоры займа Что происходит. Схема первая. Предприниматели берут деньги из кассы и не оформляют документально. У бухгалтера не остается другого выхода, кроме как отправлять эту суммы на займы, которые не подтверждены никакими документами. Если налоговая это найдет, она предъявит требования не к юрлицу, а к конкретному человеку, который взял займ, и может доначислить физлицу налог с доходов. Вторая схема — организация бесплатно передает или принимает от другой компании товары или услуги и заключает при этом безвозмездный договор займа. Это прямо запрещено Гражданским кодексом, но все равно регулярно встречается. Вера Бердашкевич Директор департамента бухгалтерского аутсорсинга «Главбух Ассистент» Что делать. В Налоговом кодексе указано: если вы получили что-либо безвозмездно, оцените это и заплатите с этого налог. Дальше, когда вы это оценили и будете списывать в расходы, спишите по той стоимости, которую вы заплатили в налог. По сути, эффект от этой операции всегда ноль плюс еще и налог. Поэтому если вдруг неожиданно обнаружились товары, проводите их через инвентаризацию. Оформите приказ об инвентаризации, включите его в ведомость и оприходуйте излишки. С этой суммы заплатите налог. Не оформляйте безвозмездную передачу товаров, как любят наши коммерческие организации, а просто делайте инвентаризацию. Налоговый эффект будет одинаковый, а последствия разные. Ошибку допустить может каждый: развивать свой бизнес и одновременно отслеживать изменения в законодательстве, реагировать на запросы контролирующих органов, вести учет и отчетность — задача не из тривиальных. Но есть способ избавиться от рутины. Попробуйте перевести всю бухгалтерию и кадровый учет на аутсорсинг. Это гораздо надежнее приходящего бухгалтера и выгоднее штатного специалиста: например, в «Главбух Ассистент» средний чек на обслуживание компании — 5,5 тысячи рублей в месяц. За эти деньги: специалисты компании заберут все ваши заботы, связанные с бухгалтерским, налоговым и кадровым учетом и отчетностью; специалисты компании проверят контрагентов, составят договоры; специалисты компании оптимизируют налоги; вы получите круглосуточный доступ к горячей линии и профессиональным справочным системам; вы сможете вести весь учет через удобное приложение или мессенджеры: WhatsApp, Viber, Telegram и Skype; вам гарантируют страховку от штрафов на 1 миллион рублей с выплатой в течение 24 часов. На выходе: счета в порядке, штрафов нет, бизнес идет в гору. Подробности и три месяца в подарок для читателей Rusbase здесь.