ФНС рассказала, как правильно заполнить электронную доверенность и сообщение о ней, чтобы не было отказа

ФНС довела до своих территориальных отделений письмо от 20.05.2024 № 26-1-03/0018@ . Полагаем, что оно будет полезно и налогоплательщикам, поскольку большинство компаний и ИП в своей деятельности нередко доверяют право подписи документов своим уполномоченным представителям, в том числе при направлении в налоговую деклараций в электронном виде. Чтобы подписать документ и отправить его в инспекцию, у представителя должна быть доверенность. В налоговую ее можно подать как в бумажном, так и в электронном виде. Но сделать это нужно до отправки документов. А в дальнейшем к пакету документов в обязательном порядке прикрепляется информационное сообщение о представительстве (ИСОП), которое является копией доверенности. То есть и в ИСОП, и в доверенности должны полностью совпадать реквизиты компании или ИП и уполномоченного лица. Данные могут отличаться только в случае, если в период действия доверенности у физлица – доверителя или представителя изменились паспортные данные. Правила заполнения сообщения ФНС довела письмом от 24.01.2011 № 6-8-04/0002@. Инспекторы в автоматическом режиме сверяют ИСОП с информацией из доверенностей, которые внесены в базу данных налоговых органов, по методике, утвержденной ФНС (Приказ от 31.07.2014 № ММВ-7-6/398@). И если информация не совпадает, налоговики в приеме документов откажут. Налогоплательщик может доверить подписание документов как физлицу, так и юрлицу с указанием физического лица – представителя этой компании. Но инспекторы будут взаимодействовать в электронном виде только с теми лицами – компаниями и ИП или их представителями, чьи данные значатся в информационном реестре участников документооборота (ИРУД) (п. 1.6 методических рекомендаций). Сведения о таких лицах и выданных им электронных подписях в реестр вносят операторы ЭДО (пп. 7 п. 2 требований к оператору ЭДО, утвержденных Приказом ФНС РФ от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@). Ведомство обращает внимание, что указание сведений о подписанте-физлице и в доверенности, и в ИСОП зависит от того, как информация о нем внесена в ИРУД. Так, если физлицо зарегистрировано в ИРУД в качестве самостоятельного абонента, то атрибут «Сведения об организации» заполнять не нужно. Если сертификат физлица зарегистрирован в карте абонента - юрлица, атрибут «СвОрг» обязателен для заполнения. Вместе с тем с 1 марта 2024 года у налогоплательщиков появилась возможность направлять документы по утвержденным XML-форматам, подписанным представителем без ИСОП (Приказ ФНС РФ от 19.09.2023 № ЕД-7-26/648@). В этом случае в отправленном файле нужно указать GUID – единый регистрационный номер машиночитаемой доверенности. Он содержится в XML-файле МЧД. Если документ составлен в другом формате или доверенность представлена на бумаге, придется заполнить ИСОП.