Как работодатель компенсирует сотруднику служебные поездки на личном авто
Суммы компенсаций за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок выросли в два раза. В соответствии с опубликованным постановлением Правительства лимит для машин с объемом двигателя до двух тысяч кубических сантиметров включительно составляет 2400 рублей, для более мощных — 3 тысячи, для мотоциклов — 1200. Получать эти деньги вправе сотрудники с разъездным характером работы. В каких случаях и кто эти люди, разбиралась «Парламентская газета».
Командировка или служебная поездка?
На вопрос, чем они принципиально отличаются, есть ответ в главе 24 ТК РФ. Исчерпывающие разъяснения на этот счет дал Роструд на информационном портале «Онлайнинспекция.РФ».
Служебная командировка — разовый выезд по приказу начальника на определенный срок для выполнения задания вне постоянного рабочего места. По возвращении на основании статьи 168 сотруднику возмещают:
затраты на проезд, наем жилья, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, — так называемые суточные, иные траты с разрешения или ведома работодателя.
А вот служебные поездки подразумевают регулярный разъездной характер труда или работу в пути, полевых условиях, экспедициях. Это удостоверяют трудовым договором. Перечень таких должностей указывают в коллективном договоре. Среди них, например, водители, экспедиторы, курьеры, торговые представители. Статья 168.1 закрепляет за ними те же финансовые гарантии, что и за остальными работниками.
Однако, если подчиненный с согласия или ведома руководителя и в его интересах использует принадлежащее ему имущество, по статье 188 ТК РФ он вправе рассчитывать на соответствующую компенсацию:
за эксплуатацию, износ и амортизацию инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов.
А сверх того ему обязаны возместить расходы, связанные с их применением.
Как изменились суммы
Постановление Правительства с новыми нормами расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов вступило в силу 5 апреля 2024 года. Однако его действие распространили на трудовые отношения с 1 января 2024 года.
Сегодня лимиты на месяц такие:
для машин с объемом двигателя до двух тысяч кубических сантиметров включительно — 2400 рублей, более мощных — 3 тысячи, мотоциклов — 1200.
Прежние нормы, утвержденные еще в 2002 году, были в два раза меньше.
Впрочем, трудовое законодательство не ограничивает верхнюю планку выплаты, которая может превышать минимальную ставку. Но компаниям это не всегда выгодно, поскольку в расходах по налогу на прибыль они могут учесть суммы в пределах федеральных ставок. Важно помнить, что выплата включает и расходы работника на горюче-смазочные материалы.
В любом случае компенсацию за использование личного автомобиля не облагают НДФЛ, что следует из пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса, как и страховыми взносами — на основании пункта 1 статьи 422. Целесообразность выплат подтверждают допсоглашением к трудовому договору с расчетом их размера, прикладывают к нему необходимые документы, в том числе копию ПТС.
«Существуют категории работников, которым положен служебный транспорт, — напомнил читателям «Парламентской газеты» член Общественной палаты РФ Александр Холодов. — Для многих вариант, когда им компенсируют затраты на личный автомобиль, мог бы стать переломным моментом в пользу отказа от машины с водителем и использования собственной».
В этом случае экономия будет существенной — как минимум на зарплату водителя, добавил он.
В офис и домой — за свой счет
Путь из дома до места трудовой деятельности — это дело каждого сотрудника. Такие расходы налоговики не считают экономически обоснованными в интересах работодателя, что подтверждает статья 252 Налогового кодекса. Поэтому деньги за горючее, израсходованное на личные поездки, организации не имеют права учесть при налогообложении.
По собственной инициативе они могут выделять деньги на эти цели. Например, если людям нужно добираться в отдаленную местность, где нет регулярных маршрутов общественного транспорта. Некоторые начальники организуют доставку сотрудников на специальных маршрутках или автобусах. Но для этого должны быть действительно веские причины и доказанная производственная необходимость.
