Порядок ведения электронного кадрового документооборота внесен в Трудовой кодекс

Президент подписал Закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ, устанавливающий понятие и правила ведения электронного документооборота (ЭДО) в сфере трудовых отношений. Порядок ведения кадрового делопроизводства не был урегулирован законодательно. Он определялся работодателем самостоятельно с учетом ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ. Теперь статья 22 ТК РФ дополнена новыми положениями, большинство из которых вступили в силу 22.11.2021. 1. Введено понятие ЭДО в области трудовых взаимоотношений. Это создание, подписание, применение и порядок хранения нанимателем, сотрудником или соискателем кадровых документов, оформляемых исключительно в электронном виде без дублирования на бумаге (кроме отдельных случаев). 2. Определено, в отношении каких документов возможно применение ЭДО. Он может применяться при заключении трудовых договоров, договоров о матответственности и других документов. 3. Установлено, на какие кадровые документы ЭДО не распространяется. Это бумажные и электронные трудовые книжки, акты о несчастном случае на производстве, приказы об увольнении, документы, подтверждающие прохождение сотрудником инструктажа по охране труда. 4. Определено, с помощью каких информационных систем можно организовать и вести ЭДО. Это могут быть платформы: «Работа в России», доступ к которой возможен через ЕПГУ с помощью единой системы идентификации и аутентификации; информационная система работодателя, способная обеспечить подписание, хранение, фиксацию факта передачи и получения электронных документов обеими сторонами трудовых отношений. Расходы на создание, эксплуатацию системы, хранение документов в этом случае несет работодатель. Порядок взаимодействия платформы «Работа в России» и инфосистемы работодателя с ЕПГУ устанавливается правительством. Положения кодекса, касающиеся данного взаимодействия, вступят в силу с 01.09.2022. Порядок организации ЭДО 1. Работодатель вправе принять решение о введении в организации ЭДО. Таким образом, обязанности его ведения закон не устанавливает. 2. ЭДО вводится на основании ЛНА, учитывающего мнение первичной профсоюзной организации. В акте необходимо отразить: с помощью какой информационной системы будет организован ЭДО; правила доступа к инфосистеме работодателя, если она будет использоваться; перечень документов, которые будут вести в электронном виде, а также список категорий персонала, в отношении которых будет организован ЭДО; срок уведомления сотрудников о переходе на ЭДО при взаимодействии с работодателем, а также дата введения ЭДО в организации. 3. Отдельно утверждается порядок осуществления ЭДО. Документ является ЛНА и составляется по правилам ст. 372 ТК РФ. Порядок может предусматривать: периодичность и сроки ознакомления и подписания сотрудниками электронных документов с учетом рабочего времени; порядок проведения инструктажа персонала по вопросам электронного взаимодействия с нанимателем (если это необходимо). 4. О переходе на ЭДО работодатель обязан уведомить каждого сотрудника организации. Сделать это нужно в срок, установленный в ЛНА о переходе на ЭДО. Переход на электронное взаимодействие с работником возможен только при наличии его письменного согласия. Исключение – случаи ведения документов исключительно в бумажном виде. Отсутствие согласия работника на ЭДО приравнивается к отказу. При этом работник вправе дать согласие и позже. 5. О наличии ЭДО в организации работодатель обязан уведомить работника при трудоустройстве. При этом если у претендента при приеме на работу по состоянию на 31.12.2021: есть трудовой стаж, тогда от работника необходимо взять согласие на взаимодействие посредством ЭДО; нет трудового стажа, тогда при трудоустройстве после 31.12.2021 согласие на ЭДО от работника не потребуется. Отсутствие согласия на ЭДО либо электронной подписи у работника – не причина для отказа в трудоустройстве или увольнении. Если согласие на ЭДО от работника не получено, документы выдаются на бумаге. 6. При устройстве на работу и заключении трудового договора сотрудник представляет документы в той форме, которая согласована с нанимателем, в том числе в электронном формате. К числу таких документов согласно ст. 65 ТК РФ относятся: паспорт; трудовая книжка либо сведения о трудовой деятельности; СНИЛС; для военнообязанных - документы воинского учета; дипломы либо иные документы об образовании. 7. Принимаемого на работу сотрудника можно ознакомить с документами в электронной форме, указанными в ч. 3 ст. 68 ТК РФ. К ним относятся ПВТР, коллективный договор и иные ЛНА, регулирующие трудовую деятельность персонала. 8. При создании ЭДО будет применен единый подход к требованиям и форматам его ведения. Форматы установит Минтруд РФ по согласованию с Минцифры РФ и Росархивом. Данное положение вступит в силу с 01.03.2023. 9. Расходы на получение и использование электронной подписи (ЭП) работником несет работодатель. Если у сотрудника уже есть усиленная ЭП, готовить новую не нужно, можно применять имеющуюся – абз. 14 п. 1 ст. 1 закона. Взаимодействие между работодателем и сотрудником посредством ЭДО Определен перечень документов, подписание и обмен которыми может производиться через информационную систему ЭДО работодателя. В таблице приведен список кадровых документов, в отношении которых может применяться ЭДО, виды применяемых к ним электронных подписей, в случае, если речь идет о работодателе. Документ / Действие Вид электронных подписей, используемых работодателем Заключение трудового договора Уведомление об изменении условий трудового договора Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Можно использовать и неквалифицированную УЭП, но только в том случае, если ее сертификат ключа проверки сформирован и применяется в инфраструктуре государственных и муниципальных услуг (для инфраструктуры электронного правительства) Договор о материальной ответственности / внесение изменений Ученические договоры / внесение изменений Договоры на получение образования с отрывом и без отрыва от производства / внесение изменений Подписание приказа о применении дисциплинарного взыскания / ознакомление с приказом Остальные документы - УКЭП; - усиленной неквалифицированной ЭП. Порядок ее проверки необходимо определить в соглашении сторон трудового договора; - усиленной неквалифицированной ЭП, полученной для инфраструктуры электронного правительства Перечень документов, которые можно заключать в электронном виде через информационную систему работодателя, если речь идет о работнике. Документ / Действие Вид электронных подписей, используемых работником Заключение трудового договора / внесение изменений / ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора - УКЭП; - усиленная неквалифицированная ЭП; - усиленная неквалифицированная ЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства Договор о материальной ответственности / внесение изменений Ученический договор / внесение изменений Договор на получение образования без отрыва или с отрывом от производства / внесение изменений Подписание согласия на перевод Заявление об увольнении Отзыв заявления об увольнении Приказ о применении дисциплинарного взыскания Иные документы - УКЭП; - усиленная неквалифицированная ЭП, порядок проверки которой определен соглашением с работодателем; - усиленная неквалифицированная ЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства; - простая ЭП, в случае, если в соглашении с работодателем установлены правила определения подписанта по его ЭП, а также требования к соблюдению конфиденциальности ключа этой подписи Если работодатель при ЭДО использует платформу «Работа в России», тогда при подписании кадровых документов, он может использовать: УКЭП; усиленную неквалифицированную ЭП, выданную инфраструктурой электронного правительства. Работник в этом случае может, кроме названных подписей, применять простую ЭП с подтвержденной учетной записью для применения на госуслугах. ЭДО даст возможность работнику: при трудоустройстве направлять работодателю заявления, уведомления и сообщения. В этом случае они будут считаться полученными на следующий рабочий день после их отправки; направлять заявления о выдаче документов, связанных с работой. Работодатель в этом случае обязан их предоставить в течение трех дней, причем тем способом, который указан работником в заявлении (в виде заверенной бумажной копии документа, в электронной форме путем размещения на ЕПГУ либо в личном кабинете работника на платформе «Работа в России»). Работодатель обязан обеспечить доступ работника к документам, подписанным простой ЭП в инфосистеме работодателя. Для этого по заявлению работника наниматель направляет электронный документ в личный кабинет работника на ЕПГУ. Кроме того, изменена формулировка части первой ст. 68 ТК РФ. Согласно подпункту «а» п. 2 ст. 2 закона, прием на работу теперь оформляется не приказом, а трудовым договором. Приказ при этом работодатель «вправе» издать. Утрачивает силу положение, обязывающее работодателя извещать работника об издании приказа о приеме на работу под подпись в течение трех дней со дня зачисления на работу, и выдавать заверенную копию приказа – пп. «б» п.2 ст. 2 закона. Статья 312 о регулировании труда дистанционных работников дополнена положением, позволяющим распространить ЭДО и на удаленщиков.