С 1 января 2021 года в России планируется переход на электронные трудовые книжки. Специалисты рассказали о плюсах и минусах такого документа и разъяснили работодателям порядок действий. Понятие электронной трудовой книжки Электронная трудовая книжка создается в цифровом формате и используется вместо бумажного документа либо параллельно с ним. Так или иначе, она появится у всех официально трудоустроенных граждан. Цифровой документ включает в себя практически весь перечень сведений, содержащихся в бумажной версии: место работы и периоды занятости; должность (специальность, профессия); квалификация (категория, класс, категория); даты приема на работу, перевода, прекращения трудовых отношений; основания для расторжения трудового договора. Владелец ЭТК сможет контролировать правильность ведения записей, воспользовавшись ресурсами Госуслуг и ПФР. При необходимости бумажный вариант выписки из ЭТК можно получить у работодателя, а также в отделении Пенсионного ведомства или Центре "Мои документы", независимо от территориального расположения компании и места жительства. Интересно! Земельный налог для юридических лиц в 2021 году Основные нововведения С 1 января 2020 года действуют два варианта ведения трудовых книжек - в бумажном и в электронном виде (на специальном ресурсе ПФР). С того же момента наниматель обязан передавать информацию о работе каждого сотрудника в электронном виде. С 1 января 2021 года работник должен определить дальнейший вариант ведения трудового документа: исключительно в цифровом формате или в бумажно-электронном варианте. Работодатель может создать ЭТК, исключая бумажный формат, только по соглашению с работником. Для лиц, впервые приступивших к трудовой деятельности с 1 января 2021 года, документ автоматически выдается в электронном виде. Действия работодателя по изменению формата трудовой книжки Внедрение нового механизма оформления трудовых книжек требует от работодателя определенных действий согласно пошаговой инструкции перехода. Создание локальных актов о проведении мероприятий по изменению формата трудовой книжки и о назначении ответственного Любая инновация в конкретной компании начинается с утверждения плана действий. В этом случае она может содержаться в приказе по основному виду деятельности о переходе на электронную версию ТК. Кроме того, издается приказ о назначении сотрудника, ответственного за внесение цифровой информации. Это может быть либо специалист по кадрам, либо другой работник компании. Создание или переоснащение технической базы с целью обеспечения готовности к предоставлению информации На этом этапе проверяются возможности программного обеспечения по передаче цифровых сведений в ПФР. Также необходимо создать Е-мейл, который будет использоваться работниками для отправки заявок на получение необходимых данных. include_poll4010 Создание вариантов уведомления об изменении формата ТК Работодатель разъясняет работникам правила введения электронных трудовых книжек, а также информирует сотрудников об их праве на сохранение трудовой книжки в бумажной версии. Согласно законодательству РФ, уведомления составляются в письменной форме. Уведомить сотрудников можно двумя способами: через единое информационное письмо, где сотрудники ставят подпись, либо посредством оформления уведомительного документа на каждого работника. Интересно! Земельный налог для юридических лиц в 2021 году Проверка бумажных трудовых книжек Перед тем, как внедрить электронный вариант трудовой книжки необходимо убедиться в правильности сведений, зафиксированных на бумажном носителе. Особое внимание уделяется следующей информации: наименование предприятия/организации; должность работника и его персональные данные (ФИО, дата рождения, специализация, образование); даты начала деятельности на предприятии, переводов и прекращения трудовых отношений; реквизиты приказов о поступлении на работу и увольнении; ссылки на статьи Трудового кодекса в записях об увольнении, формулировки. Внесение дополнительной информации в локальные акты предприятия Все нововведения и дополнения, касающиеся трудовых книжек (к примеру, инструкция по делопроизводству), должны быть отражены в локальных актах предприятия. Так работодателю необходимо указать, каким образом будут доставляться, храниться и обрабатываться электронные данные о работе сотрудников и как они будут выдаваться. Дополнения вносят также в должностную инструкцию кадровика (лица, его заменяющего), на которого возложены обязанности по формированию электронной базы, отчетности и выполнению иных мероприятий, связанных с обработкой информации о занятости персонала. Формирование отчетной документации Чтобы ПФР получал сведения о занятости персонала нанимателю необходимо формировать и сдавать документацию по отчетности, используя форму СЗВ-ТД. С января текущего года указанная информация предоставляется до 15 числа месяца, следующего за месяцем начала деятельности в организации, перевода либо увольнения. Если число работников компании превышает 25 человек, передаваемые данные подписываются усиленной электронной подписью. С 1 января 2021 года помимо ежемесячного отчета по форме СЗВ-ТД, работодатель будет предоставлять отдельную информацию о поступлении сотрудников на работу и прекращении трудовых отношений. Сведения направляются в Пенсионный фонд не позднее даты, следующей за днем издания приказа. Уведомление персонала Действующие сотрудники, которые заранее были уведомлены о предстоящих изменениях, должны выбрать вариант ведения документа и сообщить о своем решении работодателю до 31.12.2020 путем отправки соответствующего заявления. Если работник отказался от ведения трудовой книжки на бумаге, работодатель обязан вернуть ее после 1 января 2021 года. Преимущества и недостатки цифровых версий Как и любой другой документ, цифровая версия имеет свои плюсы и минусы. Среди преимуществ можно выделить: Снижается вероятность ошибок и внесения недостоверной информации, поскольку форма заполняется системой, а не работодателем. Все заинтересованные лица (ПФР, работодатель, персонал) имеют полный доступ к информации, содержащейся в ТК. Это значительно упрощает процесс оформления различных выплат, включая пенсионные пособия. В отличие от бумажного варианта ЭТК невозможно потерять, она не подвержена физическому воздействию. При смене места занятости не придется получать бумажный вариант документа и передавать его новому работодателю. Цифровой формат облегчает работу с документом, что особенно важно в условиях карантинных ограничений. Контролирующие органы, как и сам работодатель, могут легко формировать статистические и аналитические отчеты, а трудящиеся легко проверят правильность введенных данных. Интересно! Налог на вклады свыше 1 миллиона рублей Недостатки: Работодатель должен будет взять на себя расходы по настройке механизма учета персонала и оформлению электронной подписи. Многие граждане опасаются утечки информации из ЭТК. Но разработчики проекта уверяют, что информационная база ПФР, аттестованная в соответствии с законом о защите персональных данных, способна обеспечить сохранность полученных сведений. В цифровой версии нет страниц, содержащих данные о наградах, поощрениях, полученном образовании, профессии и специальности. Итоги Согласно поправкам, внесенным в трудовое законодательство, с 1 января 2021 года вступает в действие новая форма ведения трудовых книжек. Сотрудники, желающие сохранить бумажную копию документа, должны уведомить об этом работодателя до 31 декабря 2020 года. Для работников, впервые принятых на работу после 1 января 2021 года, трудовая книжка создается только в цифровом формате.
