Это всё, что вам нужно знать об онлайн-кассах

Я работаю с ИП и компаниями по договорам. Мне тоже нужна касса? Если оплата приходит с расчетного счета вашего клиента на ваш расчетный счет, касса не нужна. Касса нужна только если клиенты платят вам наличными или по картам.Вы делаете сайты, клиенты оплачивают на расчетный счет компании. Касса не нужна. Вы продаете канцтовары компаниям, они оплачивают наличными или корпоративными картами. Касса нужна. Вы привозите питьевую воду в офисы, клиенты платят наличными. При каждой оплате вам нужно выбить чек, касса нужна. Нужно ли использовать кассу для оплаты по ГПД — в письме налоговой А еще касса не нужна, если ваша компания работает с исполнителем по договору ГПХ. Такие договоры заключают для разовых работ: поменять раковину в офисе, сверстать годовой отчет, починить принтер. После июльских поправок в законе поменялись формулировки, и так получилось, что формально, компания тоже должна была выдавать сантехнику или дизайнеру чек. Налоговая выпустила письмо, в котором разъяснила: всё нормально, касса не нужна. Мне нужно зарегистрировать кассу в техническом центре, как это было раньше? Нет, кроме налоговой и оператора фискальных данных, кассу больше нигде регистрировать не нужно. Если касса сломается, ее отремонтирует производитель. Контакты производителя есть в паспорте кассы. По желанию вы можете заключить договор с техническим центром, но сейчас это не обязательно. Это удобно, чтобы периодически проверять кассу и вовремя заметить возможную поломку. Еще в центре техобслуживания можно купить новый фискальный накопитель — устройство в кассе, которое шифрует и сохраняет данные. Без него касса не может работать. Кстати о фискальных накопителях. Их нужно менять? Да, на общей системе налогообложения и для тех, кто продает алкоголь, табак и другие подакцизные товары, ключ фискального накопителя действует 13 месяцев. Для компаний и предпринимателей на УСН, ЕНВД и патенте — 36 месяцев. Потом фискальный накопитель нужно заменить. По закону хранить старые фискальные накопители нужно 5 лет после использования в кассе. Налоговая может их запросить.Когда менять фискальный накопительЕще накопитель придется заменить, если в нем закончилась память или владелец кассы ошибся при регистрации аппарата. По какому адресу регистрировать кассу? ИП регистрируют кассу по месту регистрации. Это ваша прописка. Даже если вы работаете в Санкт-Петербурге, но прописаны в Москве, регистрировать кассу нужно в Москве. В ООО регистрировать кассу по месту регистрации компании. Если у вас головной офис и магазин по разным адресам, кассу нужно регистрировать по адресу магазина. Если магазинов несколько и в каждом работает касса, можно зарегистрировать их в одной налоговой, там, где удобнее.Если у вас разъездная торговля или через курьера, указывайте адрес склада или офиса, в котором отгружаете товар. Мы видели мнение в интернете, что вместо адреса регистрации нужно указывать номер автомобиля курьера. Но не у всех курьеров есть автомобиль, автомобиль может сломаться, или вы захотите его продать. Поэтому лучше регистрировать кассу по адресу склада. Нужен ли денежный ящик и как быть с книгой кассира-операциониста? Денежный ящик покупать необязательно. Налоговая не оштрафует, если вы держите деньги в сейфе или в ящике стола, но с денежным ящиком удобнее и безопаснее.Книгу кассира-операциониста вести больше не нужно. Все данные фиксируются в личном кабинете кассы на сайте налоговой или в личном кабинете оператора фискальных данных. А еще можно не хранить чеки. В любой момент их можно выгрузить из личного кабинета на сайте оператора фискальных данных. Нужно ли открывать смену, если не было платежей? Если вы знаете, что в какой-то день платежей не будет и кассой пользоваться не будете, не открывайте смену. Смену можно открыть прямо при покупателе. Главное закрыть ее не позднее 24 часов после того, как открыли.Что делать, если вдруг отключится интернет? Еще может так случиться, что в магазине отключится интернет. Это не страшно, главное, чтобы он заработал в ближайшие 30 дней. Тогда данные о покупках сами уйдут к оператору фискальных данных. После тридцати дней без интернета фискальный накопитель заблокируется. Налоговая разрешила ИП и компаниям на крайнем севере и в других местах, где не работает интернет, работать с кассой без подключения к интернету. Список таких населенных пунктов нужно уточнять в администрации области или края.У меня эквайринг. Разве он не заменяет кассу? Эквайринг и касса не связаны между собой. По эквайрингу вы принимаете платежи по картам в интернете или в рознице. По каждому платежу нужно пробить чек, чтобы отчитаться перед налоговой. Для этого придется установить кассу.Мне нужна касса, если я торгую через интернет, но клиенты платят курьерской службе после доставки? Нет, если платежей через сайт у вас нет, касса не нужна. Курьерская служба будет выдавать чеки через свою кассу. Правда по закону вам нужно передать в курьерскую службу информацию о товарах, чтобы они в каждом чеке выбивали правильное название товара. Как сделать правильно, уточните у курьерской службы.Опасности курьеров с кассамиС курьерами есть свои сложности: их нужно подробно расспросить, чтобы понять всё ли они делают по закону и заключить агентский договор. Договор нужен, чтобы ответственность за соблюдение 54-ФЗ была на курьерской службе, а не на магазине. Мы написали об этом подробную статью.Я продаю в обычном магазине и есть интернет-магазин. Сколько касс мне нужно? Если у вас не Модулькасса, то две. По общим правилам, если вы принимаете оплаты в рознице и через интернет-магазин, нужно две кассы. При регистрации в налоговой, вы указываете, для чего будете использовать кассу. В Модулькассе мы соединили два метода оплаты — на сайте картами и наличными и картой при получении. Оплаты проходят через одно устройство, и это законно. В чеке будет адрес сайта, название компании и адрес установки кассы. [BLOCK name="Модулькасса"]Если я работаю через Яндекс-кассу, мне касса не нужна? Нужна. Яндекс-касса — это сервис, который вы подключаете к своему сайту, чтобы принимать оплату по картам. Но он не имеет права выдавать фискальные чеки, а лишь облегчает вам работу по приему денег. Чек должен формировать владелец магазина, а Яндекс-касса может облегчить процесс подключения и настройки касс для своих клиентов.Какой чек передавать клиенту? Если клиент платит через сайт картой, нужно выслать электронный чек — на почту или смской. Бумажный чек не нужен. При оплате наличными или картой в магазине, рекомендуем всегда выдавать бумажный чек. Пусть так же делают ваши курьеры. Так к вам будет меньше вопросов. Если клиент попросит, продублируйте чек на электронную почту или в смс. А вот интересная ситуация с оплатой по реквизитам. До 2018 года покупатели могли переводить деньги на расчетный счет компании, и касса была не нужна. Теперь она обязательна, но вот какие есть детали: О безналичных расчетах — из июльских поправок к 54-ФЗ если клиент идет в банк, заполняет квитанцию и отдает операционисту, то магазин может выдать чек до конца следующего рабочего дня или до того момента, когда клиенту привезут товар; а вот если клиент платит по реквизитам, но делает это через мобильное банковское приложение, то магазин должен сразу выслать электронный чек. Есть способы выяснить, как именно человек оплатил покупку, но придется отслеживать каждый платеж. Кассу поставить проще.Нужна ли касса, если мне платят почтовым переводом? Письмо о почтовых переводах Как и в случае с курьерами — нет, не нужна. Минфин разъяснил в письме, что при оплате почтовым переводом интернет-магазину касса не нужна. Клиент покупает товар, приходит на почту и оплачивает товар. В этом случае кассовый чек выдает почта. Интернет-магазин может отказаться от оплаты картами и не покупать кассу. Покупатели смогут оплатить товары наложенным платежом на почте, а почта сама выбьет чек и отдаст его покупателю.