Пересортица товара: что такое и как избежать

Если в ваших отчётах всё чаще стало возникать такое тревожное явление, как пересортица, то желательно разобраться в её причинах и методах предотвращения. В этом материале LIFE PAY даст свои рекомендации.

Что такое пересортица?

Пересортица возникает при инвентаризации. Она выражается в недостаточном количестве одного товара на складе (на полке) при излишнем количестве другого товара в рамках одного товарного вида. Недостача и излишек количественно эквивалентны друг другу.

В результате в обоих случаях данные в товароучёте и фактические данные не совпадают, что требует дополнительных разбирательств со стороны бухгалтеров, продавцов, работников склада, курьеров, кассиров. Ну и начальства (как минимум требуется подпись руководителя при зачёте пересортицы).

Следует отличать пересортицу от недостачи. Во втором случае несоответствия в учёте касаются только одной группы товаров, т. е. никакой «компенсации» в количестве в других товарных группах не наблюдается. Пересортица же обязательно затрагивает минимум два наименования. Например, если на складе СберМегаМаркета в конце дня ожидали в остатках, согласно учётным данным, шесть коробок апельсинового сока J7 и четыре коробки апельсинового сока Rich, а по итогу получили три коробки J7 и семь коробок Rich — это пересортица. Значит, каким-то образом был продан один сок вместо другого.

Причины пересорта

Между приёмом товара на предприятии и его реализацией на кассе имеется несколько звеньев одной цепочки, и нарушения могут возникнуть на любом из них. Самые распространённые причины пересорта:

Нарушения в процедурах приёма, хранения, выдачи товаров со склада. Неправильное ведение документооборота на предприятии, немодернизированные системы учёта. Сбои в работе касс, платёжных терминалов, сканеров и иного оборудования, ответственного за фиксацию следующего этапа реализации товара.Ошибочные (или намеренные) действия кассира, а именно введение неправильных данных о товаре кассиром при расчётах в торговом зале или при доставке.Нарушения в контроле динамики товаров по предприятию.Халатные действия сотрудников.

Что делать с пересортицей?

Во-первых, нужно вычислить виновное лицо и запросить с него объяснительную записку, которая расскажет, почему и как произошёл пересорт. Процедура довольно стандартная для ретейла, всё должно происходить сугубо в деловом и профессиональном тоне.

Документ пишется в свободной форме и содержит сведения о пересортированных товарах, условиях, способствовавших ошибке. Также нужно прописать меры, которые будут предприняты во избежание подобных ситуаций в будущем (но эти ситуации, конечно, будут происходить, и не раз).

Если возможно, то далее оформляется взаимозачёт. Иными словами, можно переоформить бухгалтерский учёт таким образом, чтобы оба товара взаимно зачлись между собой. Для этого подаётся запрос к руководителю организации. Не во всех случаях взаимозачёт возможен. Для его осуществления нужны несколько критериев:

Чтобы излишек и недостаток пары товаров, которых коснулась пересортица, были выявлены в один и тот же учётный период. Чтобы виновный работник был ответственен за оба товара, вовлечённых в пересорт. Чтобы оба товара относились к одной и той же товарной группе, а недостаток и излишек были тождественны друг другу по количеству.

После одобрения операции главному бухгалтеру поступает приказ о взаимозачёте. Приказ обычно содержит дату инвентаризации, при которой был зафиксирован пересорт, вид товаров, подвергшихся пересортице, и их количество, стоимость, на которую производится взаимозачёт, причины возникшей ситуации и данные об ответственном сотруднике. Также прописывается мера административного взыскания с лиц, допустивших ошибку.

После получения приказа о взаимозачёте бухгалтерия вносит изменения в сличительную ведомость, которая содержит информацию о недостачах и излишках и имеет фиксированную форму ИНВ-19. Ведомость имеет несколько страниц, на первой из которых фиксируются сведения о торгово-материальных ценностях, ответственных лицах и сами данные об организации. Обязательно в конце ставится сумма расхождений по выявленным товарам.

Документ пишется в двух экземплярах: один остаётся в бухгалтерии, второй выдаётся материально ответственному лицу.

Как избежать пересортицы?

Вам помогут такие способы:

Объединить взаимозаменяемые товары в одну категорию. Чем меньше категорий, тем меньше шансов путаницы в них.Использовать названия товаров и прайс-листы согласно перечням от поставщиков. Сделать более строгой процедуру инвентаризации с особым вниманием к товарам, близким по группе.Ответственно вести журнал замены на производстве.

Для того чтобы предотвратить возникновение пересортицы, также можно заранее побеспокоиться о нескольких аспектах.

В первую очередь установить строгую дисциплину для персонала на работе и не бояться наказывать работников за халатное отношение к продукции и учёту. Это относится и к процедурам приёма товара на складе, его отгрузки-выгрузки, к маркировке и кассовым операциям.

Во-вторых, стоит стоит вовремя обновлять и следить за качеством приборов, с которыми работают сотрудники: сканеры, кассы, терминалы.

И, наконец, самый главный критерий — современное программное обеспечение, которое способно максимально автоматизировать процесс отслеживания динамики товара на предприятии.

Кассовая программа, товароучётная система, CRM-система, система бухгалтерского учёта и ЭДО — желательно, чтобы эти пять программ были интегрированы между собой для свободного и мгновенного обмена информацией.

Например, кассово-платёжное приложение LIFE POS с функциями учёта разработано специально с расчётом на интеграции программы с системами CRM, товарного и бухучёта. Это критически важно для автоматизации переноса информации о заказах из одной системы в другую. Когда этим занимаются вручную (например, сотрудник бухгалтерского отдела переносит информацию из кассовой системы в таблицу бухгалтерского учёта), то возрастает риск человеческой ошибки. А это одна из главных причин неточностей в учёте, и при пересорте в частности.

При использовании приложения LIFE POS информация о списании того или иного товара автоматически поступает в учётные системы организации, причём мгновенно. Системы синхронизируются друг с другом, и старшие сотрудники могут наблюдать статусы заказов, а значит, и динамики товара в реальном времени.

Также важно обеспечить прозрачность учёта продаж. Мода на омниканальную торговлю не собирается никуда деваться в ближайшие 10 лет, однако когда бизнес совмещает несколько каналов продаж — отслеживание хода товара становится задачкой со звёздочкой. В этом случае нужно подключать софт, который будет способен:

Фиксировать заказы в личном кабинете с мельчайшими деталями сделок: канал продаж, артикул товара, ответственный сотрудник (продавец, кассир, курьер), сумма оплаты, терминал приёма платежа, статус транзакции. Имея эти данные зафиксированными, в случае возникновения пересортицы всегда можно вычислить этап, на котором сделка пошла в неправильную сторону.Актуализировать данные в любой момент продаж, в том числе и при доставке. Представим ситуацию: курьер ресторана повёз к заказчику несколько готовых блюд, однако заказчику одно из блюд пришлось не по душе (не понравился внешний вид, к примеру). В учётной системе уже зафиксировано списание одной порции данного блюда, а по факту заказчик требует себе другое блюдо взамен. Курьер выдаёт его, но у него нет возможности зафиксировать списание другого блюда в базе данных. По итогу получается классическая картина пересортицы: блюдо, списанное в системе учёта, по факту возвращается в магазин, а блюда, которое не планировалось списывать, в наличии на один артикул меньше.

Если бы у курьера была возможность внести правильные данные в учётную систему в соответствии с изменением запроса со стороны покупателя, то и угрозы пересорта не возникло бы.

Всё это умеет кассово-платёжное приложение LIFE POS. Его интерфейс позволяет гибко управлять данными и обновлять информацию о заказе даже при доставке на месте клиента. Достоверные данные мгновенно синхронизируются с базами товароучётной, бухгалтерской и CRM-системы. А само кассовое приложение предоставляет удобный личный кабинет с полной информацией.

Почитать про омниканальную торговлю и как правильно её организовать, можно в статье «Омниканальная торговля: почему это — неизбежное будущее» в блоге LIFE PAY.

Помимо этого, LIFE POS умеет:

Синхронизировать передачу данных от кассового приложения на терминал в местах продаж. Это исключает ручное вбивание суммы на терминал, а значит, и снижает риск человеческой ошибки.Предоставлять статистику с графиками по выбранному периоду, сотруднику, торговой точке в личном кабинете. Управлять доступами сотрудников к редактированию заказов. Если вы в первое время не доверяете собственным курьерам и боитесь фрода, то можете на время запретить им редактирование заказов, чтобы исключить намеренное искажение данных при заказе.

Узнать больше про работу приложения LIFE POS можно, оставив заявку в нашем телеграм-боте LIFE PAY.

Реклама. ООО «Платёжный сервис провайдер».