«Великое переселение народа»: как сотрудники Kokoc Group переехали в «гибкий офис»
Далеко не все 400 сотрудников Kokoc Group , работающих в Москве, вернулись с удалёнки. Но те, кто это сделал, вернулись в прямом смысле в другой офис. Заместитель генерального директора Kokoc Group Кристина Райс рассказала Sostav, как пандемия помогла найти решение нехватки пространства для растущей компании и почему складывается впечатление, что формат flex-office буквально создан для рекламных агентств.
Как на дрожжахРаз в квартал в Kokoc Group происходит какая-то крупная M&A-сделка или анонсируется новое направление. В обоих случаях это увеличение штата: команды или присоединяются извне, или набираются под лидера продукта. В офисе сотрудники видятся, находят пересечения и легче адаптируются. Поэтому до пандемии мы придерживались правила: если команда из Москвы — выводить её в наш старый офис на Автозаводской. Правда, «нерезиновый» уже подавал нам скрытые знаки, что пора бы присмотреть себе другие рабочие пространства, больше и современнее. Однажды в +30 сломалась система кондиционирования, которую владелец здания не смог быстро починить, потому что ждали дорогие запчасти из Италии.
Перед запуском мы окрестили переезд «Великим переселением народа». Сформированная под вопрос рабочая группа систематически занималась поиском новых площадей и финансовыми расчётами. Из требований, помимо местоположения внутри Третьего транспортного кольца, близости метро и развитой инфраструктуры кафешек и магазинов вокруг, было одно принципиальное. Офис не должен тормозить рост группы компаний. Новые помещения должны легко присоединяться. Или уже арендуемые — легко трансформироваться под рабочие места. Предстояло «переселить» около 400 человек в более комфортные условия.
Что такое «комфорт» в представлении наших бизнес-юнитов? За ответом обратились к руководителям подразделений в «Google.Форме». Помимо фановых предложений, вроде мест для послеобеденного сна и мини-гольфа, были деловые. Направление видеопродакшена просило студию не меньше 30 кв.м с полотном хромакея, чтобы экономить на аренде. Отдел товарного контента — складское помещение для хранения оперативно отснятых товаров интернет-магазинов. План будущего офиса пережил около 50 итераций, и наконец мы расчертили все квадратные метры нового помещения. Кстати, оно было в 100 метрах от старого. Ремонт запланировали на апрель-май 2020 года. Смета не радовала, но АХО и IT-служба уже готовились трудиться по 14 часов в день.
Место силыКогда всех отправили по домам, мы ещё не понимали, что отношение к офису в нашей компании изменится кардинально и, скорее всего, навсегда. Приняли то же логичное решение, что и 80% московских компаний (если это позволял договор) — максимально сократить арендуемые площади и экономить на этой статье. По-прежнему смотрели в сторону нового офиса, но с дальним прицелом: когда справимся с пандемией, потребуется площадь больше, поскольку обновились санитарные требования, в том числе, к параметрам отдельного рабочего места. Раньше минимальное значение площади на одного сотрудника было 1,2 кв.м, а сейчас — 1,5. Плюс 20% к той площади, что требовалась изначально.
К концу лета стало понятно, что удалось воссоздать отличную коммуникационную систему только средствами онлайн-инструментов:
преобразился интранет;заработал в полную силу корпоративный Telegram-канал и email-рассылки;плотно занялись производством видеоконтента.Подробно освещали, как себя чувствует то или иное подразделение, какую помощь ждёт от коллег. HR-отдел придумывал пятничные встречи в Zoom c кальянами и «Имаджинариумом», фитнес-занятия, мастер-классы, ланч-боты и квизы. Поэтому к выросшей общей продуктивности, о которой рекламный рынок писал много, в Kokoc Group прибавилась большая по сравнению с допандемийным периодом информированность. Парадокс? Нет, место силы. Одна из тактических ставок топ-менеджмента в кризис была сделана на кросс-продажи, которые невозможны, если аккаунт-менеджер одного отдела плохо представляет, чем занимаются в соседнем отделе.
В такой ситуации возвращение в офис можно было и отложить, невзирая на послабления правительства.
Итоги опроса:
только 15% сотрудников захотели вернуться на full-time;45% выбрали part-time;остальные комфортно чувствовали себя перед мониторами в домашних тапочках.Какой посещаемость будет на самом деле, прогнозироваться не брался никто из рабочей группы. Ещё один нюанс: коммерческому департаменту и отделу пресейла не хватало места для встреч с клиентами. Несмотря на то, что наш бизнес про диджитал, потребность посмотреть друг на друга перед заключением сделки есть, и сильная. Без спешки, но настойчиво мы продолжили поиск офиса мечты, добавив в список требований к рабочему пространству ещё одно слово, причём определяющее.
«Гибкий»Тренд последних трёх лет. Вместе с коворкингом единственные форматы офиса, спрос на которые за 2020-2021 увеличился. Ещё такой формат называют flex-office. Из преимуществ перед классическим офисом: готовая отделка, все необходимые услуги в арендной ставке и большое количество функциональных рабочих пространств для коллабораций с клиентами или командой.
Для нас понятие «гибкий офис», главным образом, определяется возможностью быстро увеличивать и сокращать количество рабочих мест в зависимости от общей тенденции посещаемости, то есть кастомизацией.
В шорт-лист попали предложения от трёх компаний, но победил вариант 600 кв.м от Apollax Space на Цветном бульваре с более гибким подходом к сроку аренды вместо стандартных кабальных трёх-четырёх лет. Для меня загадка, как можно заключать договор на несколько лет, когда не знаешь, что будет послезавтра. Рискуешь попасть под большие штрафные санкции.
Офис «пять звёзд»Альтернативное название этого формата — сервисный. В наличии новая мебель, красивая посуда и столовые приборы. Хорошая кофемашина и банка с рафинадом. В принтере никогда не заканчивается бумага. Технические вопросы (например, замена перегоревшей лампочки) решаются по заявке в комфортные SLA. Клининг тоже включён в арендную ставку и работает как часы.
Требованиям противовирусной безопасности отвечают с десяток решений. Например, у всех единый вход в здание. Обходимся без лифта, благо второй этаж. Это спасает от необходимости касаться кнопок, тесниться в плохо проветриваемой кабинке. В офисе современные методы фильтрации: увеличен забор свежего воздуха. Влажность воздуха поддерживается на 40-60%, температура —19-21 градусов. Разработан строгий протокол уборки. Не разрешается мыть за собой посуду, это делают клининг-менеджеры специальными средствами. Продуманная эргономика пространства. Например, в туалетных кабинках имеются полочки для смартфона. Приглашая сотрудников работать в офлайн, нужна уверенность, что это, как минимум, безопасно для их здоровья.
В офисе предусмотрены лаунж пространства: зоны с креслами, кофейными столиками, диванчиками. Это идеальное место, чтобы собраться с проектной группой не в деловой переговорке, а в более располагающей к творческому процессу обстановке. Часто встречаю мнение, что общественные территории вообще исчезнут из офисов будущего. Я в это не верю. Всё-таки сюда мы приходим, в первую очередь, для общения, и только потом для дисциплины. Впрочем, сейчас отделы редко собираются в полном составе, поэтому в лаунж-зонах легко найти свободное место. Чего нельзя сказать о skype-кабинах, они всегда заняты. Видимо, любовь к уединению вросла в нас за этот год крепко.
В flex-office мы «живём» уже три месяца. Разумеется, набор слагаемых офисного комфорта у каждой компании будет свой. Этот кейс — опыт быстрорастущей компании, в которой сотрудники, за исключением бэк-офиса, сами выбирают формат работы.
Но есть и общие, без привязки к выбранному графику, для всех представителей рекламного рынка потребности, которые можно максимально удовлетворить именно в «гибком» офисе. Прежде всего, это мобильность. Сегодня ты сидишь с дизайнерами, потому что находишься на стадии подготовки макетов, завтра пересел к верстальщику и разработчикам.
Возможность ежедневно компоновать новую команду под задачи конкретного этапа — важный фактор быстрого продвижения по проекту. В контексте психологического комфорта также интересна возможность комбинировать «тихие» дни, когда сотрудник сосредоточен на себе и своём компьютере, ищет уединения, и дни, насыщенные статусами, переговорами с клиентами. В рекламном агентстве редко требуется фиксированная организация. Напротив, приветствуется всё, что активизирует творческие способности и помогает поиску оптимальных решений. Этот офис создаёт такие условия.
