Согласно совместному исследованию НАФИ и «Яндекс 360», офисные сотрудники в России ежедневно тратят до четырех часов на выполнение рутинных задач. По мнению респондентов, внедрение эффективных цифровых инструментов позволило бы повысить продуктивность, освободить время для творческих задач и улучшить взаимодействие с командой.
Наиболее частыми видами рутинной работы участники опроса назвали: сбор и хранение документов (55%), совместную работу над документами (55%), деловую переписку с клиентами и подрядчиками, рассылку и отправку материалов по электронной почте (52%) и в мессенджерах (51%), а также подготовку материалов к встречам (49%).
Выяснилось, что те, кто занимается проведением встреч, интервью, презентаций, редактированием документов (по 58% соответственно), а также сбором информации к встречам (57%), тратят на это более одного часа в день. При этом, как отмечают участники, использование удобных цифровых решений могло бы значительно сократить это время.
Сотрудники крупных компаний (численностью свыше 1000 человек), занятые в основном деловой перепиской и организацией совместной работы над документами, сталкиваются с еще большей нагрузкой: 30% из них тратят от двух до четырех и более часов в день на взаимодействие с клиентами и подрядчиками по почте, а 15% посвящают более четырех часов совместной работе над документами.
В повседневной работе офисные сотрудники сталкиваются с рядом затруднений, которые снижают эффективность. Среди наиболее частых проблем: необходимость постоянно переключаться между различными сервисами (почтой, мессенджерами, облачными хранилищами) — 28%, длительный поиск нужных файлов — 27%, сложности при совместной работе над документами — также 27%, и отсутствие централизованного хранилища — 23%.
Эти барьеры особенно ощутимы в крупных организациях и компаниях с разветвленной филиальной структурой. Так, 31% сотрудников компаний с численностью более 1000 человек отмечают трудности при организации совместной работы. Кроме того, работники компаний с филиалами чаще сталкиваются с проблемами доступа к рабочим сервисам (17%) и необходимостью тратить много времени на сортировку электронной почты (16%).
Офисные сотрудники в российских компаниях активно применяют цифровые инструменты в работе: 58% используют облачные хранилища, 51% — системы электронного документооборота, 39% — сервисы видеоконференций с функцией записи и демонстрации экрана, а 38% — онлайн-редакторы документов. В крупном бизнесе доля пользователей электронного документооборота достигает 60%.
С внедрением современных онлайн-офисов выполнение рутинных задач становится более осмысленным, позволяя сосредоточиться на действительно значимых аспектах работы. Респонденты отмечают, что при наличии более удобных инструментов они могли бы быстрее выполнять совместную работу над документами (27%), эффективнее искать нужные файлы (27%), оперативно готовить материалы к встречам (25%) и проще редактировать документы (24%).
Наиболее полезными для работы функциями в сервисах, по мнению сотрудников, являются:
электронная почта: возможность использования с любого устройства (40%), защита от спама (34%), управление рассылками (20%);мессенджер: возможность использования с любого устройства (37%), удобный поиск сообщений в переписках (33%), возможность настраивать уведомления (28%);сервис-видеоконференций: возможность использования с любого устройства (31%), проведение прямых трансляций на аудиторию (29%), возможность записи встреч (27%);календарь-планер: возможность использовать на любом устройстве (33%), совместный доступ (28%), прикрепление рабочих файлов к датам (28%);облачное хранение: возможность использования с любого устройства (36%), умный поиск файлов и фильтры (32%), интеграция с папками на компьютере (26%)онлайн-редакторы документов: поддержка различных форматов (28%), восстановление предыдущих версий документов (25%), возможность использования с любого устройства (25%);сервисы управления проектами и контроля выполнения задач: широкие возможности для планирования задач (25%), сбор и аналитика статистики по задачам (25%), автоматические напоминания и уведомления по срокам (24%).
Исследование показало, что одна из ключевых функций для сотрудников — возможность использовать сервисы с любой удобной платформы.
Три четверти (76%) сотрудников компаний, где современные цифровые инструменты еще не используются, хотели бы внедрить их в свою работу.
Роман Королев, коммерческий директор «Яндекс 360»:
По нашим подсчетам, основанная на ИИ функция Конспект в Телемосте, экономит в среднем около 10 минут на создание саммари по итогам онлайн-встречи. Для сотрудников с плотным графиком — например, менеджеров проектов — это до часа времени в день, который можно направить на более важные задачи. Такой инструмент помогает не только фиксировать итоги звонков, но и делает рабочие процессы заметно эффективнее. Кроме того, благодаря реализации сквозных сценариев в сервисах есть возможность, например, сохранить видеозапись встречи на Диск, чтобы посмотреть ее позже. В целом, сквозные сценарии работы в виртуальном офисе помогают сократить время на выполнение рутинных задач, благодаря чему сотрудник может заниматься по-настоящему важными и креативными задачами.
Высвободившееся благодаря онлайн-офисам время сотрудники готовы направить на работу над отложенными проектами и новыми идеями (42%), профессиональное развитие (41%), поиск новых решений (27%) и участие в инициативах компании (23%). Кроме этого, 34% отмечают, что внедрение цифровых решений сократило бы переработки, позволив отдохнуть и восстановиться.