Министерства и ведомства свяжут электронным документооборотом

Правительство запускает пилотный проект по внедрению единых стандартов электронного документооборота для федеральных министерств и ведомств. Участие в нем примут Минприроды, Минпромторг, Минцифры и Федеральная налоговая служба. Соответствующее постановление подписано, сообщили "РГ" в аппарате вице-премьера - главы аппарата правительства Дмитрия Григоренко. Система, внедренная ранее там, позволила сократить временные затраты на целый ряд процессов с 10 дней до 1 часа. Стартует эксперимент в начале июня.

В рамках пилотного проекта ведомства протестируют процедуры автоматизированной подготовки документов и их обмена между своими системами. Участники проекта также выработают единые требования к ведомственным системам электронного документооборота и подготовят предложения по актуализации нормативной базы, регулирующей электронное взаимодействие государственных органов власти. В частности, будут взаимоувязаны процессы нормотворчества и исполнения поручений, существующие одновременно в ведомственных системах электронного документооборота и в ГИС "Нормотворчество" с целью выработки сквозного процесса.

За последние пять лет правительство кардинально изменило принципы организации документооборота. На смену бумажным носителям и их электронным копиям пришли цифровые документы со структурированными данными, что позволило автоматизировать процессы обработки этих документов, например, их регистрации, контроля за ходом исполнения поручений.

Если посмотреть на процесс документооборота ретроспективно, то длительность обработки документов внутри министерств и ведомств и вопросы их взаимодействия определяются документами, утвержденными в 2005 г. еще до массового использования электронного документооборота. В частности, типовые требования к системам электронного документооборота, которые утверждались приказами Минцифры и Росархива в 2011 и 2020 гг. соответственно, не учитывают необходимости осуществляемого в настоящее время перехода на цифровые форматы документов и цифровые процессы.

Как отметили в аппарате вице-премьера - главы Аппарата Правительства Дмитрия Григоренко, запускаемый пилотный проект позволит выработать отвечающие духу времени синхронные технические и организационные требования и распространить современные решения на все ведомства. Он станет важным шагом на пути к отказу от бумажного документооборота и переходу на полностью цифровое взаимодействие в системе государственного управления. Пилот продлится со 2 июня 2025 г. по 30 июня 2026 г.

"Правительство последовательно совершенствует систему работы с документами в госуправлении. На первом этапе мы перевели взаимодействие федеральных министерств и ведомств с Аппаратом Правительства в электронную форму, отказавшись от бумажных носителей. Затем изменили сам подход к созданию документов - внедрили цифровые поручения, которые формируются непосредственно в системе документооборота в машиночитаемом формате. Сейчас наша ключевая задача - масштабировать этот опыт на все процессы и все федеральные органы исполнительной власти. Конечной целью является полный переход госорганов на цифровой документооборот, когда документы создаются в едином структурированном цифровом формате и практически не требуют ручной обработки", - сказал Григоренко.

Процесс перехода на электронный документооборот аппарата правительства был завершен в конце 2023 года. На сегодняшний день 90% документов там представлены в электронном виде.

Как пояснили в аппарате Григоренко, в 2019 году этот показатель не превышал 40%, и такие документы в основном представляли собой скан бумажного оригинала, его визуальное отображение. Эти документы зачастую не содержали распознанный текст и структурированные данных, что не позволяло исполнителям эффективно работать с ними, а электронным системам извлекать и анализировать информацию. В свою очередь, за счет внедрения новой системы электронного документооборота документы сразу создаются в электронном виде без дублирования на бумаге.

В результате по итогам 2024 г. формирование, исполнение и контроль поручений в аппарате правительства полностью переведены на сквозной автоматизированный процесс. До 1 часа (с 10 дней в 2020 году) сократилось время, за которое то или иное подразделение Аппарата Правительства получает документ на рассмотрение. До 10 минут с 4 часов уменьшился срок регистрации исходящего документа. Всего 1 час вместо 10 дней занимает процедура отправки законопроектов в Госдуму. Это произошло за счет перехода на электронное согласование и автоматизированные технологические операции.

Ярким событием в конце 2024 года стало внесение в Госдуму бюджетного пакета впервые в полностью электронном виде. Документ, состоящий из 4,5 тыс. страниц, не дублировался в бумажном виде или на электронном носителе. Как рассказывал тогда председатель Комитета Госдумы по контролю Олег Морозов, система электронного документооборота аппарата правительства является отечественной разработкой, в рамках которой обмен документами происходит по защищенным каналам связи в закрытом контуре. "Система создана с учетом специфики работы российских органов власти и обеспечивает обмен документами, в том числе с внутренней системой делопроизводства Госдумы", - говорил депутат.