Секретарь, личный помощник и ассистент для бизнеса — в чем на самом деле разница?

Диана Зуева - Основатель и генеральный директор профессиональной школы по обучению бизнес-ассистентов «Высшая Лига Бизнес-Ассистентов», действующий бизнес-ассистент в международной девелоперской компании (Майами). В современном бизнесе административно-организационный персонал становится все более специализированным и многоуровневым. Сегодня от секретаря, личного помощника и бизнес-ассистента ждут серьезных компетенций и высокого уровня вовлеченности. Чем именно отличаются эти позиции, какие задачи решают и какой уровень доверия и ответственности на них ложится? Разберемся подробно, чтобы понимать, кого искать в команду и почему важно правильно выбрать нужного специалиста. Изображение от pressfoto на Freepik Секретарь Это та должность, которая не подразумевает вариант онлайн-сотрудничества. В современном обществе секретари остаются востребованными в государственных структурах либо в крупных коммерческих организациях, где формат и стиль управления подразумевает наличие данной позиции — ведь это тот сотрудник, который так или иначе влияет на репутационную составляющую руководителя компании. Порой считается, что для секретаря качественное высшее образование не является базовым требованием. Однако реальный опыт зачастую опровергает данное суждение: серьезным бизнесменам выгодно сотрудничество с высокоинтеллектуальным работником. В задачи секретаря чаще всего входит: прием и фиксация входящих звонков и корреспонденции; встреча гостей, чай/кофе, контроль чистоты офиса; взаимодействие с курьерскими службами; оформление пропусков для посетителей офиса и автомобилей для парковки; заказ канцелярии, печатной продукции — обеспечение офиса всем необходимым для работы, и другое. Секретарь — это тот сотрудник, который отвечает за бытовой и организационный комфорт в организации. Спрос на вакансиюСогласно данным на hh.ru, в Москве 2870 предложений вакансии, в Санкт-Петербурге — 958.Средняя з/п: до 65.000 рублей. Личный ассистент Сотрудничество с личным ассистентом — довольно ответственный шаг, здесь нужно понимать риски. Ведь подразумевается, что этот сотрудник владеет информацией о многих сферах личной жизни руководителя. Именно по этой причине личного ассистента стараются находить на длительный период и, как и с бизнес-ассистентом, обязательно подписывать NDA. Сотрудники, которые выбирают данную деятельность, — это профессионального уровня планировщики и организаторы, которые готовы частично жить чужую жизнь, так как абсолютной нормой считается требование «быть на связи 24/7». Чтобы быть личным ассистентом, нужно иметь определенный склад характера. Чаще всего речь идет про услужливость и исполнительность, без различных инициатив и амбициозности. Высшее образование в 85% случаев является обязательным, особое внимание уделяется знанию иностранного языка, делового этикета и коммуникабельности. В задачи личного ассистента чаще всего входит: лайфстайл: планирование мероприятий; заказ билетов на концерты, в театр, бронирование ресторанов и т.д. ; запись к различным специалистам и на разные услуги; тревел-поддержка: разработка маршрутов, оформление виз, покупка билетов, бронирование отелей и пр.; организация онлайн-совещаний; ведение личного почтового ящика. Спрос на вакансиюСогласно данным на hh.ru, в Москве 670 предложений вакансии, в Санкт-Петербурге — 140.Средняя з/п: до 90.000 рублей + бонусы. Бизнес-ассистент Эта должность — открытие 21 века. Данный сотрудник является полноценным бизнес-партнером, правой рукой руководителя. Он владеет конфиденциальными данными о компании и предстоящих проектах, представляет организацию от лица шефа на различных бизнес-мероприятиях и конференциях. По факту, это полноценный руководитель, который помогает работодателю развивать его бизнес. Бизнес-ассистент — это работник с одним или двумя высшими образованиями, владеющий иностранными языками, навыками ведения переговоров с помощью различных техник, в том числе используя профайлинг, знанием психологии и маркетинга. Собственники организаций чаще всего ценят бизнес-ассистентов — инициаторов, способных генерировать идеи, думать на несколько шагов вперед, оценивая риски и возможные последствия. Работа бизнес-ассистента может быть в офисе и онлайн, причем как в России, так и в другой стране. Более того, «формат 24/7» для бизнес-ассистента не является корректным, так как грамотно созданный план задач на неделю или месяц обеспечивает комфортное взаимодействие для всех сторон. В задачи бизнес-ассистента чаще всего входит: проведение первичных встреч с бизнес-партнерами и клиентами; участие, организация и проведение бизнес-мероприятий; ведение документации; представление организации от лица руководителя; взаимодействие с другими сотрудниками и контроль выполнения их хода работы; деловая переписка; разработка или ведение проектов, влияющих на возможность развития компании; организация новых бизнес-встреч, поиск бизнес-партнеров, позиционирование организации и т.д. Деятельность бизнес-ассистента уникальна, она открывает двери к большим возможностям. Спрос на вакансиюСогласно данным на hh.ru, в Москве 3570 предложений вакансии, в Санкт-Петербурге — 983.Средняя з/п: до 130.000 рублей + бонусы. В заключение стоит отметить, что должность «бизнес-ассистент» — это отличная мотивация для профессионального роста. Исполнительные секретари или личные ассистенты в 70% случаев интересуются возможностями карьерного продвижения и по прошествии определенного времени становятся бизнес-ассистентами. Ведь это отличный способ подняться до руководящей должности.