Цифровизация производства: как вовлечь сотрудников в корпоративный портал

Корпоративный портал как часть HR-экосистемы помогает компаниям оптимизировать бизнес-процессы, улучшать производительность труда, повышать вовлеченность сотрудников и выстраивать эффективные коммуникации. Однако его внедрение ― не просто техническая задача, а серьезный организационный и культурный вызов. Этот процесс не ограничивается разработкой веб-интерфейса и включает в себя этапы обучения, адаптации и мотивации сотрудников.

Внедрение технологий особенно трудно дается производственным коллективам ― для них цифровые сервисы не являются привычной рабочей средой. Поэтому самым важным и сложным будет адаптировать сотрудников к новому рабочему инструменту и донести до них пользу его функционала. И об этом важно подумать еще на этапе разработки. Обо всем по порядку рассказывает Олег Демченко, директор по развитию и управляющий партнер цифрового интегратора QSOFT.

Что важно сделать до разработки корпоративного портала и почему?

Как правило, производственники не сидят за компьютерами и проводят рабочее время в цехах или перемещаются по территории. Поэтому корпоративный портал обязательно должен быть адаптирован для мобильных устройств, идеальным вариантом станет мобильное приложение. Так у сотрудников всегда будет быстрый доступ к информации вне зависимости от их местонахождения и времени обращения к платформе. Для этого заранее убедитесь, что персонал обеспечен смартфонами или планшетами, которые будут поддерживать работу браузера или приложения. В ином случае окажите работникам помощь в приобретении таких устройств.

Для коллектива производства также важны простота и удобство использования корпоративной платформы. Уделите внимание разработке интуитивно понятного интерфейса портала. Если это мобильная версия, адаптируйте работу сервисов для всех мобильных браузеров, а также настройте корректное отображение элементов сайта на любых устройствах.

Чтобы человек захотел зайти на корпоративный портал, там должны быть действительно необходимые ему сервисы. Никто лучше самих сотрудников не расскажет, что сделает их работу удобнее, эффективнее, приятнее. Для этого соберите фокус-группу, в которую войдут не только бизнес-заказчики корпоративной платформы, но и рабочий персонал предприятия. Пообщайтесь, например, с начальниками бригад и выясните реальные потребности коллектива. Часто это достаточно простые вещи: получение зарплатного листа или справки в два клика, быстрый доступ к телефонному справочнику, онлайн согласование отпуска и графика смен, расписание автобусов, новости компании, мобильный пропуск на производство. Протестируйте с этой же фокус-группой MVP-версию портала.

Внедрение корпоративного портала

Кстати, позже эти люди станут амбассадорами новой платформы среди персонала ― ведь они принимали участие в ее создании и гордятся этим. Кроме того, производственная компания должна назначить ответственных, которые станут первыми активными пользователями корпоративного портала и с огнем в глазах будут вовлекать туда других.

При разработке функционала интранета исключите или минимизируйте рабочие сервисы. Сделайте упор на другие полезные возможности портала, не связанные напрямую с производственной деятельностью. Например, это могут быть важные новости компании и отрасли, группы и чаты с коллегами, внутренний сервис с объявлениями и т. д. В противном случае уведомления от корпоративной платформы будут ассоциироваться с рабочими задачами и начнут раздражать, особенно в нерабочее время.

Разработали полезный и удобный портал. Что дальше?

Теперь успех корпоративного портала зависит от того, как его будут внедрять на производстве. Важной частью этого процесса станет обучение сотрудников работе с ним. Проведение тренингов и поддержка со стороны IT-специалистов помогут коллективу быстрее освоить возможности портала и начать использовать его в рабочих целях.

Но прежде важное техническое замечание: сервисы нужно запускать поэтапно. Начните с тех, которые приносят максимальный бизнес-эффект, но при этом являются самыми простыми. Дайте сотрудникам привыкнуть к новой платформе, а руководству увидеть высокую результативность при минимальных затратах. Затем постепенно подключайте все более сложный функционал.

Предупредите проблему первого входа в систему ― дайте четкие и подробные инструкции, как запустить мобильную версию или установить приложение, где взять логин и пароль.

Цифровой мост: интеграция корпоративного портала с существующими системами компании

Объясните, как портал помогает быстрее и проще справляться с некоторыми задачами. Например, теперь не обязательно посещать отдел кадров, чтобы посмотреть льготы, возможные карьерные треки и доступное от компании обучение. Или же как в два клика сообщить о проблеме на производстве. Расскажите также о возможностях для коммуникаций: личные блоги, обратная связь с руководством, опросы.

Так, например, международная сталелитейная компания ― ГК НЛМК ― привлекла на корпоративную онлайн-площадку 89% работников своих предприятий благодаря сообществам: профессиональным, экспертным и по интересам, а также через личные блоги сотрудников. Люди ценят возможность быть услышанными и находиться в кругу единомышленников. Привлекайте руководителей к использованию портала и ведению своих страниц ― подчиненные охотнее последуют такому примеру. Награждайте сотрудников за активность баллами, которые можно потратить на что-то ценное: мерч, партнерские скидки или отгулы.

Как оценить эффективность корпоративного портала

Чтобы измерить бизнес-эффект от внедрения корпоративного портала на производстве, нужно сделать две вещи. Во-первых, определить самые проблемные зоны, которые хочется с помощью этого инструмента улучшить. Это поможет сформулировать достижимые цели и четкие задачи, а, значит, и понятные критерии оценки. Во-вторых, зафиксировать бизнес-показатели, над которыми планируете работать до внедрения портала. Это поможет провести сравнительный анализ метрик до/после.

Пример расчета экономической выгоды рассмотрим на использовании самых востребованных сотрудниками функций, одна из которых – заявление на отпуск.

В компании N работает свыше 25 000 человек, каждый из которых минимум 2 раза уходит в официальный отпуск, но с учетом незапланированных выходных (1-2 дня) – в среднем до 4-х раз в год. На классическом предприятии процесс подачи заявления проходит в несколько этапов согласования и посещения различных служб и занимает до 30 минут, а при повторении процедуры написания – до 2 часов рабочего времени в год. После автоматизации процесса – не более 1 минуты.

Формула: (Тдо — Тпосле)*12*0,9*(Nго*Wго) = экономия средств

Тдо и Тпосле – время на оформление заявления, до и после;

Nго – среднее количество уникальных пользователей портала;

Wго – средний ежемесячный доход сотрудника (стоимость 1 часа);

12 – количество месяцев в году;

90% (0.9) – количество сотрудников, которые сталкиваются с проблемой подачи заявления на отпуск.

ИТОГО: (30-1)/60*12*0,9*(23 000*250) = 30 015 000 рублей – экономический эффект и прибыль компании после внедрения интранета и создания уникального шаблона электронной подачи заявления на отпуск.

Также благодаря простым математическим расчетам можно оценить и эффективность портала на примере забытого пропуска.

В среднем, на предприятии случаев забытого пропускного листа в другой спецодежде случается 2 000 раз в месяц. Оформление временного на проходном пункте занимает порядка 20 минут на каждого сотрудника. Сервис “Мобильный пропуск” в интранете позволяет для 60% иметь резервный пропуск в своем телефоне, таким образом, избегая потребности каждый раз тратить время на создание “разового”. Здесь прибыль компании составит примерно 2 376 000 рублей.

Таким образом, можно сделать вывод, что корпоративный портал в виде мобильного приложения обеспечивает не только быстрый доступ производственного персонала к важной информации, но и повышает эффективность и производительность труда, а также подразумевает экономическую выгоду за счет оптимизации ряда рабочих процессов и большей вовлеченности сотрудников в работу.

Единой стратегии успешного внедрения корпоративной платформы на производстве нет. Многое зависит от особенностей самой компании и даже внешних факторов. Однако комплексный подход, включающий в себя адаптацию коллектива к новым технологиям, обучение, поддержку и мотивацию, поможет сделать портал неотъемлемой частью рабочего процесса.