Подписание документов электронной подписью: что это дает бизнесу?

Можно много говорить о цифровизации, спорить о преимуществах и недостатках этих процессов, но факт остается фактом: мы живем в цифровом мире и избежать влияния новых технологий на все сферы жизни не получится.

Приведу данные ВЦИОМ: 86% россиян используют на работе одновременно электронный и бумажный документооборот. Это результаты опросов за 2020 год, и есть все основания предполагать, что сейчас бумажных договоров стало еще меньше.

Другое исследование: 7 из 10 молодых людей в возрасте до 25 лет и 61% в группе от 25 до 34 лет готовы оформить электронный паспорт. Если самый важный документ можно выпустить не на бумаге, то рутинные договоры точно удобнее, быстрее и дешевле подписывать онлайн. Подробнее рассказываю, почему электронная подпись стала необходимой для ведения бизнеса.

Просто о сложном: что такое электронная подпись

Электронная подпись (ЭП) – это цифровой аналог собственноручной подписи, который представляет собой набор зашифрованных данных и позволяет подписывать документы в электронном виде. В России существует три вида электронной подписи: простая (ПЭП), усиленная неквалифицированная (УНЭП) и усиленная квалифицированная (УКЭП).

ПЭП – наименее надежный вид подписи, который может принимать форму логина и пароля при аутентификации на сайте или кода, отправленного по СМС. Простая электронная подпись подходит для подтверждения действий, но для документооборота ее лучше не использовать, так как она создается без применения криптографического шифрования, ПЭП не гарантирует неизменность подписанного файла. Существуют и законодательные ограничения на использование ПЭП при работе с важными документами. Поэтому для документооборота лучше применять усиленные виды.

Следующий вид ЭП, предусмотренный 63-ФЗ «Об электронной подписи», – это УНЭП. В отличие от ПЭП, усиленная неквалифицированная электронная подпись создается с применением криптографических методов шифрования. УНЭП можно подписывать практически любые документы:

договоры оказания услуг; кадровые и закрывающие документы; акты выполненных работ; листы бронирования; согласование на обработку персональных данных; акты приема-передачи; договоры аренды или аванса и многое другое.

Третий и последний вид электронной подписи – УКЭП. Главное отличие от УНЭП состоит в том, что к квалифицированной подписи предъявляются более строгие требования со стороны закона. Чтобы выпустить УКЭП, нужно пройти очную идентификацию личности у представителя удостоверяющего центра, аккредитованного Минцифры. Документы, которые передаются в государственные реестры, по закону можно подписывать только УКЭП. Например, договор купли-продажи недвижимости.

УНЭП и УКЭП одинаково надежны благодаря криптографическому шифрованию. Неквалифицированная подпись подходит для рутинных документов, но не подходит для подачи в госреестры. Квалифицированную ЭП можно использовать для любых документов, где разрешена электронная подпись. Однако для ежедневного подписания удобнее использовать УНЭП, поскольку выпуск УКЭП требует очной идентификации.

С кем и как бизнес подписывает документы онлайн

Электронный документооборот прочно вошел в сферу B2B и B2G: компании уже несколько лет отправляют друг другу договоры через специальные сервисы, формируют и сдают отчетность в программах, содержат цифровые архивы вместо бумажных. Сейчас такие же процессы происходят в B2C- и P2P-сегментах. Рано или поздно все договоры перейдут в цифровой формат, и лучше сделать это вовремя, чем пытаться догнать уходящий поезд.

В технологическом плане сфера электронного подписания документов сильно шагнула вперед – уже необязательно устанавливать на компьютер программное обеспечение, которое проверяет и шифрует данные. Даже сам компьютер можно не использовать, а подписывать документы с помощью смартфона: в мобильном приложении или в личном кабинете сервиса. Возможно, некоторые читатели скажут: «Мне для работы выпустили ЭП, она хранится на флешке, никаких мобильных приложений». Уточню: флешки-токены по-прежнему используются, но появились и альтернативы, более удобные для некоторых сфер бизнеса, когда документы нужно подписать здесь и сейчас, а не ехать в офис к своему ПК.

Работать как раньше уже не получается

Когда для подписания договора и начала сотрудничества нужно не просто нажать на экран смартфона, а распечатать бумаги, договориться о встрече с курьером, уточнить, пришло ли письмо в почтовое отделение, бизнес-процессы замедляются. Максимально простой и удобный клиентский путь – это такое же требование к современным компаниям, наряду с качеством продукта и надежностью. И если за качество отвечает бизнес, то остальные обязанности – обеспечить логистику, таргетирование рекламы, предоставить возможность для электронного документооборота – могут взять на себя сторонние сервисы. Пока бизнес пытается работать по-старому, без интеграции современных технологий в процессы, он точно не получит новых результатов.

Безопасность – еще одно из преимуществ, которые получает компания при переходе на электронный документооборот. Документы, подписанные усиленными видами ЭП, защищены от несогласованного внесения правок. Электронные файлы не теряются и не рвутся – после подписания их можно скачать, загрузить в облачный или физический архив, сохранить в память компьютера или смартфона. Восстановить доступ к электронным документам получится с большей вероятностью, чем найти подписанные бумаги, оставшиеся в другом офисе, городе, на столике в кафе или на сиденье в такси.

А еще усиленную ЭП невозможно подделать, в отличие от рукописной подписи. Криптографическая защита представляет собой две уникальные последовательности данных, связанных между собой математически. Если в документ добавить хотя бы пробел или запятую, математическая связь нарушится и подпись на измененном файле станет недействительной. Проверить ЭП можно на портале госуслуг или через тот сервис, в котором вы обменивались документами (если он такую возможность предоставляет).

Сокращение скорости открытия вклада с 12 до 2 минут, 80% сделок в год оформлены электронно, моментальные выплаты сотрудникам, использующим ЭП: реальные кейсы компаний, внедривших ЭП

Можно много говорить о пользе электронной подписи для бизнеса, ее удобстве для физических лиц, льготах со стороны государства тем, кто перешел на электронный документооборот. Но опыт компаний – лучшее доказательство, поэтому привожу реальные кейсы наших клиентов, внедривших электронную подпись в свой документооборот.

Крупный банк цифровизировал документооборот с клиентами. До использования ЭП открытие счета, оформление карты или другого банковского продукта занимало много времени: сотрудник должен был формировать бумажное досье, печатать документы, контролировать подписание, не забывая при этом взаимодействовать с клиентом, отвечать на его вопросы, рассказывать о продукте. Кроме того, у банка были большие затраты на содержание архива – покупку специального оборудования и аренду помещения. После интеграции сервиса электронного подписания документов сотрудники большую часть рабочего времени уделяют продажам и непосредственно диалогу с клиентом, а не бумажной работе. Итог: банку удалось сократить время открытия вклада с 12 до 2 минут, обеспечить лояльность клиентов, выгодно отличаться от конкурентов на рынке, выполнить требования Центрального банка об использовании усиленных видов ЭП, масштабировать бизнес – теперь вдвое больше пользователей одновременно обслуживаются в офисе.

Агентство недвижимости помогло клиентам вести электронный документооборот с госреестром. Приобретая квартиру, собственнику нужно не только подписать договор купли-продажи, но и зарегистрировать право на владение объектом в Росреестре. Сделать это можно очно, но бумажные заявления рассматриваются регистратором в срок до 14 дней. С внедрением сервиса ЭП клиент агентства недвижимости регистрирует собственность в разы быстрее. Для бизнеса это тоже плюс – больше счастливых и лояльных клиентов, меньше бюрократии и затрат на содержание архива. Итог: агентство сократило время регистрации сделок с недвижимостью до 15 минут на одного клиента, количество сделок выросло с 50 до 2500 в месяц, ЭП выпустили в 160 городах.

Транспортно-логистическая компания, в которой водители подписывают рейсовые документы за минуту. У перевозчиков всегда много документов, обычно 3-4 за один рейс. Чтобы подписать бумаги, логистам нужно выезжать в «поле» – на стоянки, в пункты загрузки и разгрузки. География бизнеса грузоперевозок в таких условиях существенно ограничена – если водитель живет в отдаленном от города населенном пункте, подписать что-то будет проблематично. Решением стал сервис электронного документооборота. Теперь водители подписывают документы с помощью смартфона, для этого даже не нужен компьютер и специальное программное обеспечение. Итог: вместо двух недель документы можно подписать за минуту, обеспечить быстрые выплаты сотрудникам, расширить географию бизнеса, освободить время логистам.

Это лишь три сферы, в которых переход на электронный обмен документами привел к положительным результатам. А таких примеров сотни и тысячи для разных направлений бизнеса, и с каждым годом всё больше компаний переходят на электронное подписание документов.

Риски применения ЭП и способы защиты от них

Один из самых популярных вопросов, связанных с безопасностью ЭП: могут ли ее взломать? Ответ однозначный: вероятность успешного взлома стремится к нулю. Причина в том, что УНЭП и УКЭП создаются на основе системы криптографической защиты информации (СКЗИ). Формируются два уникальных ключа – открытый и закрытый. Открытый ключ указан в сертификате ЭП и доступен всем подписантам, он служит для проверки подлинности созданных ЭП. Закрытый ключ есть только у владельца подписи и защищен ПИН-кодом. Если вы сами не дадите доступа к закрытому ключу стороннему лицу, никто не сможет взломать подпись. Даже если предположить, что опытный программист попытается это сделать, всем компьютерам мира потребуется около 10 тыс. лет на перебор вариантов.

Однако, как и в любой сфере, здесь имеет место человеческий фактор. Люди могут передать доступ к носителю ЭП мошенникам или просто ненадежным лицам. Например, генеральный директор отдает флешку-токен своему бухгалтеру или заместителю, которые с помощью ЭП подписывают многие документы.

Как защитить ЭП:

Не храните пароли в открытом доступе. Регулярно проверяйте уведомления, приходящие на электронную почту, в личный кабинет на «Госуслугах» и в сервис электронного документооборота. Используйте удобные носители ЭП, например смартфоны.

И наконец, последняя особенность. Уже упоминалось выше, что электронной подписью можно заверить практически все документы бизнеса. Однако есть исключения. Так, заявление об увольнении по закону подписывается только от руки, так же как и некоторые бумаги по охране труда и производственной безопасности. Список документов небольшой, и их подписывают нечасто. В то время как товарно-транспортных накладных, актов приема-передачи может быть и 10, и 100 в день, – понятно, что в электронном виде оформлять их намного удобнее.

Итог

Переход на электронное подписание документов может казаться сложным, особенно для больших компаний. Но лучше пусть будет трудно один раз, чем всё время рисковать с бумажными документами. Переходить на электронный документооборот можно постепенно, начиная с тех сфер, где самые большие проблемы с бумагами. Например, сначала использовать ЭП только для кадровых документов, или для договоров с подрядчиками, или с клиентами – для разных компаний приоритеты в цифровизации будут разными.