Российские нотариусы удостоверили более 2,3 тысяч машиночитаемых доверенностей

С сентября 2023 г. нотариусы стали выдавать машиночитаемые доверенности (МЧД). В сентябре нотариусы сделали 184 такие доверенности, а в конце года их было уже в 4,2 раза больше. На сегодняшний день российские нотариусы удостоверили более 2,3 тысяч МЧД.

Спрос на новый формат электронных доверенностей продолжит расти. Более того, уже с 1 сентября 2024 г. использование машиночитаемого формата доверенностей для компаний станет полностью обязательным.

Внедрение в гражданский оборот электронных документов нового поколения — одно из важных направлений деятельности нотариата в цифровом сегменте. Проект по введению единого формата МЧД реализуется на базе совместной технологии Федеральной налоговой службы и Федеральной нотариальной палаты (ФНП).

Стандартизированный формат цифровой доверенности призван сделать электронный документооборот более эффективным и защищенным. "Введение единого формата МЧД сводит к минимуму вероятность ошибок при обработке такого рода документов, их фальсификации и использования в неправомерных целях. Предотвращает риски нарушения требований законодательства к обязательности нотариальной формы доверенности, что нередко влечет за собой оспаривание совершенных сделок", — отмечает президент ФНП Константин Корсик.

Федеральная нотариальная палата занимается проектом вместе с ФНС и Минцифры, участвует как в разработке форматов машиночитаемых доверенностей (МЧД), так и в разработке классификаторов полномочий. В Единой информационной системе (ЕИС) нотариата развернут специальный функционал на базе распределенного реестра блокчейн.

Раньше у юрлица могли быть десятки и даже сотни электронных подписей — и ими могли пользоваться разные сотрудники компании. Теперь же в соответствии с законом электронную подпись юрлица может получить только единоличный исполнительный орган: генеральный директор, председатель правления или, допустим, президент компании, то есть человек, который может действовать от имени компании без доверенности. С 1 сентября 2023 г. все остальные сотрудники не могут получать сертификаты на электронную подпись с реквизитами компании. Они должны получать электронные подписи физлица и подписывать документы ими, а для подтверждения полномочий как раз и нужны МЧД, выданные руководителем компании.

Таким образом генеральный директор выдает машиночитаемую доверенность, например, начальнику отдела, а тот передает электронные документы на регистрацию в Росреестр или сдает бухгалтерскую отчетность компании, подписывая их своей электронной подписью физлица. К пакету документов прикладывается МЧД, из которой видно, что у человека есть полномочия на те действия, которые он совершает.

Если сертификаты на электронную подпись юрлица выданы сотрудникам до 1 сентября 2023 г., и они все еще действуют — пока ими можно пользоваться (но только не получать новые). С 1 сентября текущего года все должны будут начать работать по новым правилам, т.е. подписывать документы от имени компании можно будет только электронной подписью физлица, а подтверждать полномочия нужно будет с помощью МЧД.

В первую очередь МЧД востребованы для отправки отчетности и взаимодействия с различными государственными органами: ФНС, фондами, Банком России. Также они могут использоваться, например, для документооборота с контрагентами.

Машиночитаемые доверенности подлежат обязательному нотариальному удостоверению в тех же случаях, что и обычные бумажные. Например, если это полномочия подавать заявления о госрегистрации прав и сделок. Один из частых случаев — когда МЧД делают застройщики для регистрации прав в Росреестре.

Также доверенность должна быть удостоверена у нотариуса, если она содержит полномочия распоряжаться зарегистрированными в госреестрах правами, - это всё, что касается авторского права, патентов и т.п. Также на доверенности должна быть "печать" нотариуса, если по ней будут совершаться сделки, которые сами по себе требуют нотариальной формы, например, сделки с долями.

Визит в нотариальную контору обязателен и за доверенностью, по которой планируется передоверие, или, когда нужно оформить само передоверие. Один из частых вопросов — можно ли уже сейчас делать МЧД с передоверием. Такой функционал в системе предусмотрен.

Практика нотариусов по МЧД не ограничивается только обязательной нотариальной формой. Так, например, для передачи отчетности от ИП или для взаимодействия с налоговыми органами от имени физлица необходима нотариальная доверенность. А вот юрлица для этих целей могут выдавать доверенности с подписью руководителя и печатью, если она есть. Однако нередко и организации оформляют подобные доверенности в нотариальной форме. Бывает, что об этом просят компании, которые оказывают услуги по бухучету, — для подстраховки.

Также за нотариальными МЧД могут обращаться, например, для работы на торговых площадках или для подачи проектных деклараций. Кроме того, нотариус может "выручить" организации, чьи данные в ЕГРЮЛ, например, о гендиректоре, закрыты (ст. 6 закона № 129-ФЗ). Таким компаниям, чтобы создать МЧД, потребуется помощь нотариуса.

Нотариусы отмечают удобство сервисов нотариата по созданию машиночитаемых доверенностей. И то, что данный программный продукт позволяет удостоверять даже самые сложные варианты таких документов. Например, доверенности от юридических лиц, имеющих пирамидальную структуру управления, при которой одно юрлицо управляется другим юрлицом. Также уже сейчас в нотариальных МЧД можно указывать различное количество представителей.

Кроме того, в сервисах ЕИС нотариата доступна функция по созданию черновиков МЧД. Это позволяет нотариусу заранее подготовить проект документа, внести в него требуемые реквизиты компании и иные необходимые данные. После того, как совершены все проверки и в комфортном для заявителя режиме согласован текст документа, финальный этап подписания и удостоверения МЧД может занимать не более 5 минут.

Уже сейчас сервисы нотариата позволяют создавать МЧД с возможностью передоверия. При этом важно помнить, что в машиночитаемом формате можно сделать передоверие только по МЧД (а по обычной бумажной доверенности — нет).

Сервисы будут совершенствоваться и дальше. Например, в планах на ближайшие месяцы — внедрение опции перевода при удостоверении МЧД, это актуально для гендиректоров-иностранцев, которые не владеют русским языком.

Нотариальные МЧД хранятся в Едином блокчейн хранилище машиночитаемых доверенностей — распределенном реестре ФНС России. При этом они также регистрируются в реестрах нотариата. Тариф за удостоверение МЧД не отличается от тарифа за классическую, бумажную доверенность. При определенной технической подготовке МЧД может быть удостоверены и на выезде. При необходимости, МЧД может быть выдана заявителю на флешке или, например, отправлена по электронной почте.

Один из популярных вопросов к нотариусам, можно ли отозвать часть полномочий, вписанных в МЧД. С технологической точки зрения можно аннулировать только машиночитаемую доверенность целиком и создать новую с актуальным перечнем полномочий.

Бумажные и электронные PDF доверенности продолжат существовать дальше. Однако нужно понимать, что простой электронный документ — это картинка в формате PDF, с определенными реквизитами и защитой цифровой подписью, которую можно прочесть самостоятельно на экране или распечатать.

Отличие МЧД от электронной скан-копии бумажной доверенности в том, что МЧД выполняется в формате XML, составленном по утвержденной XSD схеме. Идея в том, чтобы такие доверенности можно было проверять автоматически в адаптированных для этого информационных системах.

В перспективе единый формат машиночитаемых доверенностей, который будет приниматься госорганами, представителями бизнеса, кредитными и прочими организациями, упростит получение услуг или осуществление других юридически значимых действий в электронной форме для широкого круга участников гражданского оборота.