Система электронного документооборота, охватившая более 8 000 рабочих мест, помогла автоматизировать единую для 10 компаний холдинга методологию обработки 135 видов финансово-хозяйственных документов, сократить бумажный документооборот и организовать обмен юридически значимыми документами с контрагентами.

Ранее в каждой компании группы работали свои учетные службы, применялись разные правила подготовки, обработки и ведения первичной документации. Это мешало эффективному взаимодействию сотрудников в рамках "сквозных" бизнес-процессов, задерживало подготовку отчетности.

ПАО "РусГидро" решило создать Общий центр обслуживания (ОЦО), который обеспечил бы централизованное ведение регламентированного учета и подготовку финансовой отчетности компаний группы. Для его эффективной работы необходимо было стандартизировать работу с первичными документами, перевести их обработку в электронный вид, организовать обмен юридически значимыми электронными документами с поставщиками и покупателями. Кроме того, планировался переход крупных компаний на налоговый мониторинг, для этого нужно было создать электронный архив документов холдинга.

Для решения поставленных задач была выбрана система "1С:Документооборот КОРП". Партнером по проекту стала компания "1С-КПД".

Пилотный проект был реализован в АО "Дальневосточная генерирующая компания" далее система была тиражирована на предприятия в Москве, Нижнем Новгороде, Якутске, Благовещенске, Владивостоке, Магадане, Южно-Сахалинске и Петропавловске-Камчатском. Выполнена интеграция "1С:Документооборота" с единой учетной системой холдинга и оператором ЭДО. Автоматизировано 8119 рабочих мест.

Руководитель проектов Управления "1С" ООО "РусГидро ИТ сервис" Юлия Мордвова отмечает: "Внедрение "1С:Документооборота" в РусГидро уникально своей масштабностью — в контур автоматизации вошли компании, расположенные в территориально удаленных городах России. Миграция исторических данных включала более 500 000 объектов, а количество пользователей системы достигло более 8 тыс. Проект имел сложную структуру управления: необходимо было учитывать не только позицию представителей материнской компании, но и мнения дочерних обществ, в которых происходило внедрение системы. Приходилось координировать работу большого количества участников, находящихся в разных часовых поясах, где разница во времени достигала 9-ти часов. Но оно того стоило: в итоге, удалось оптимизировать и ускорить процессы передачи документов и отражения хозяйственных операций, повысить контроль качества, полноты и корректности документов, сократить бумажный документооборот и затраты, с ним связанные. А в условиях масштаба компании, это немалые затраты".